Besuch des jährlich weltweit größten Allergie-Kongress der European Academy of Allergy and Clinical Immunology – der EAACI zu Gast in München

Kunde: Globales pharmazeutisches Unternehmen im Bereich der Immuntherapie und Allergologie

Teilnehmer: 230 Personen – Delegierte aus mehreren internationalen Standorten des Kunden

Veranstaltungsort: München/Deutschland

Ziele unseres Kunden

Die Veranstaltung soll den kommunikativen und fachlichen Austausch zwischen Fachärzten fördern, sowie auch eine fortbildende Maßnahme sein, bei der die Teilnehmer Ihren Fachbereich während des EAACI Kongresses erweitern können.

Die anschließenden Get Together Veranstaltungen sollen so ausgearbeitet und durchgeführt werden, dass auf der Interaktion, wissenschaftlich und zeitaktuell der Fachleute basiert und, dass mit der Hilfe von einem möglichst ansprechend gestalteten Rahmen in München erweitert bzw. im höchsten, qualitativen Maße ausgeschöpft werden kann.

Hierzu sollten wir verschiedene Delegations-Dinners sowie Meetings und Foren innerhalb des Unternehmens organisieren.

Unsere Leistungen

  • Recherche und Buchung von Hotels, Restaurants und sonstigen Rahmenprogrammleistungen
  • Gesamtkonzeption, logistische Organisation und Koordination auch vor Ort
  • Kongressregistrierungen
  • Referentenrecherche und Buchung
  • Hostessenbuchung
  • Transferorganisation und Buchung
  • Site Inspection- und Vorabtermine organisiert/vereinbart
  • Dekorations- und Möblierungskonzept
  • Organisation, Briefing und Koordination aller Leistungspartner
  • Veranstaltungsbetreuung rund um die Uhr
  • Organisation von Give Aways
  • Nachbereitung & Budgetkontrolle

Erfolge des Events

Die Teilnehmer reisten aus ganz Deutschland, Österreich, Frankreich, Russland und aus weiteren Ländern aus der ganzen Welt an.

Ende Mai 2018 erreichten sie den Flughafen und auch den Hauptbahnhof von München.

Die nächsten Tage waren nun geprägt von wissenschaftlichen Programmen, interessanten, innovativen Vorträgen, in Erinnerung bleibende Begegnungen und eine junge, einmalige Stadt.

Von einer Hostess und einem Transferunternehmen bei Ankunft in Empfang genommen, wurden die Gäste in verschiedene Hotels gebracht u.a. zum Holiday Inn, NH Hotel, Courtyard by Marriott uvm. Zwei Delegationen wurden zum Beispiel in das sehr zentrale und neu eröffnete Designhotel, das Ruby Lilly in München, gebracht. Dieses befindet sich im Stadtviertel Maxvorstadt mit beliebten Restaurants, Bars und Lokalitäten in der Nähe. Dieses Haus sorgte bei den Teilnehmern definitiv für Überraschungen – Das einzigartige Konzept und das ausgewöhnliche Design der Ausstattung, Mobiliar und der Serviceleistungen kamen sehr gut an und hinterließ einen guten, bleibenden Eindruck. Die  zentrale Lage ermöglichte es den Hotelgästen schnell und einfach mit dem öffentlichen Personennahverkehr zum Kongresscenter, der Messe München, zu gelangen.

Die Zimmer waren bereits fertig um bezogen zu werden, sodass die Teilnehmer nach einem schnellen Check-In, kurz Gelegenheit hatten sich „frisch zu machen und anzukommen.“ Dann ging es auch schon los! Denn gegen 18h00 trafen die mittlerweile alle angekommen Teilnehmer in der Hotellobby ein. Nach einer kurzen Begrüßungsrunde machten sich die Teilnehmer mit einem organisierten, gemeinsamen Transfer auf zum Opening des internationalen Kongresses EAACI 2018, in die Messe München.

In dem großen Auditorium der Messe präsentierte sich die Stadt München mit einem Imagefilm. So konnten sich über 8.000 Delegierte ein Bild von der Bayrischen Hauptstadt machen. Erstmalig wurde das EAACI TV vorgestellt und eine Vorschau auf die kommenden Tage, Inhalte und Workshops des Kongresses. Die Message war klar – „get in contact!“. Nach den jährlichen Award-Verleihungen und, Ankündigungen folgte nun das Get-Together; Zeit zum Kennenlernen und für Interessenaustausch mit internationalen Kollegen. Bayrische Musik, ein Fassanstich und verschieden Speisestände mit diversen Spezialitäten aus ganz Deutschland, von Currywurst bis Käsespätzle, erwartete die Teilnehmer aus aller Welt bevor es zurück ins Hotel ging.

Die folgenden Tage standen ganz im Zeichen des Kongresses. Die Teilnehmer besuchten an diesem und an den darauf kommenden Tagen den EAACI und erweiterten ihr Fachgebiet mit zertifizierten Vorträgen, Symposien und Workshops.

An den Abenden organisierten wir verschiedene Delegation-Dinner für verschiedene Gruppen und Personengrößen. Insgesamt 230 Personen waren in speziellen Konstellationen zu einem gemeinsamen Abendessen und „Networken“ untergebracht. Doch bevor die Teilnehmer eine lockere Atmosphäre zum Abendessen genossen, wurden vorab weitere Workshops zum Thema der spezifischen Immuntherapie gehalten. Ein interessanter Vortrag am Abend bot nun die Grundlage zu angeregten fachlichem Ausstauch und lebendigen Diskussionen. Neue Erkenntnisse entstanden und Manches wurde gefestigt. Keine Fragen blieben unbeantwortet.

Unter anderem wählten wir für unseren Kunden folgende Locations aufgrund ihrer Einzigartigkeit, Küche, Exklusivität, Historie, Besonderheit, logistisch besten Lage und Budgetkompatibilität, aus – Ratskeller, Donisl, Münchner Stubn, Hugos, Schubecks Orlando, Weinhaus Neuner, Pfistermühle, Spatenhaus an der Oper… .  

Am letzten Tag des Kongresses hieß es für die Meisten nun Abschied nehmen. Ein globales Meeting für die Geschäftsführer des Kunden organisierten wir noch einen Tag später im Hilton Hotel im Park, in dem Unternehmen-Internes besprochen wurde.  

Die Teilnehmer wurden per Transfer zum Flughafen/Hauptbahnhof gebracht und starteten von dort aus ihre jeweilige, weltweite Heimreise, im Gepäck viele neue Fachkenntnisse, die die Welt der Immuntherapie verändern sollte.

 

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